آموزش مدیریت موجودی کالا و انبارگردانی در سپیدار
- امیر نصیری
- 1404-08-29
- آموزشی
- 0 نظر
در این مقاله به‌صورت تخصصی و مرحله‌به‌مرحله با آموزش مدیریت موجودی کالا و انبارگردانی در نرم‌افزار سپیدار آشنا می‌شویم تا بتوانید انبار را دقیق، به‌روز و کاملاً منطبق بر واقعیت فیزیکی مدیریت کنید.
مدیریت موجودی کالا و عملیات انبارگردانی از مهم‌ترین وظایف بخش حسابداری و واحد انبار در هر کسب‌وکار است. دقت در ثبت ورود و خروج کالا، کنترل موجودی، ثبت حواله‌ها و رسیدها و اجرای صحیح انبارگردانی تأثیر مستقیم بر قیمت تمام‌شده، سود و زیان و سلامت گزارش‌های مالی دارد. نرم‌افزار سپیدار سیستم مجموعه‌ای کامل از ابزارهای انبارداری ارائه می‌دهد که حسابداران را در ثبت عملیات، گزارش‌گیری و کنترل موجودی یاری می‌کند.
اهمیت مدیریت موجودی کالا و انبارگردانی
اهمیت اجرای صحیح آموزش مدیریت موجودی کالا و انبارگردانی در چند بخش اساسی قابل تحلیل است:
-
تامین دقت در گزارشات مالی و حذف اختلافات
-
جلوگیری از کمبود کالا، مازاد موجودی و خواب سرمایه
-
ثبت دقیق ورود و خروج کالاهای خریداری‌شده و فروش‌رفته
-
محاسبه صحیح بهای تمام‌شده و سود ناخالص
-
کنترل دارایی‌های فیزیکی شرکت
-
جلوگیری از سرقت، ضایعات و سوءاستفاده احتمالی
-
امکان برنامه‌ریزی خرید و تولید بر اساس موجودی واقعی
مدیریت موجودی ضعیف باعث اختلافات مالی جدی، کاهش سود، افزایش هزینه‌های نگهداری و ایجاد مغایرت در گزارش‌های حسابداری می‌شود.
معرفی ماژول انبار در سپیدار
ماژول انبار سپیدار شامل امکانات زیر است:
-
تعریف کالا و گروه کالا
-
تعیین ویژگی‌ها، واحد سنجش و موجودی اولیه
-
ثبت رسید و حواله
-
ثبت ورود و خروج کالا
-
گزارش‌گیری گردش کالا
-
ثبت تعدیل موجودی
-
انبارگردانی و مغایرت‌گیری فیزیکی
-
کنترل موجودی حداقل و حداکثر
این امکانات باعث شده آموزش مدیریت موجودی کالا و انبارگردانی در سپیدار برای واحدهای تولیدی، خدماتی، بازرگانی و پیمانکاری قابل استفاده باشد.
مراحل ثبت عملیات انبار در سپیدار
مرحله اول: تعریف کالا و مشخصات اولیه
برای مدیریت صحیح موجودی ابتدا باید کالاها به‌صورت دقیق تعریف شوند. اطلاعات ضروری:
-
نام و کد کالا
-
گروه کالا
-
واحد سنجش (عدد، کیلو، لیتر و…)
-
بارکد
-
موجودی اولیه
-
قیمت خرید و فروش
تعریف دقیق کالا اولین قدم در آموزش مدیریت موجودی کالا و انبارگردانی است.
مرحله دوم: ثبت رسید ورود کالا
رسید ورود نشان‌دهنده ورود کالا به انبار است. مسیر ثبت:
انبار → رسید ورود → جدید
دلایل ثبت رسید ورود:
-
خرید کالا
-
مرجوعی از فروش
-
انتقال از انبار دیگر
-
دریافت کالای امانی
در این مرحله اطلاعات زیر ثبت می‌شود:
-
تاریخ ورود
-
تعداد کالا
-
نام تأمین‌کننده
-
شماره فاکتور
-
انبار مقصد
مرحله سوم: ثبت حواله خروج کالا
حواله خروج برای ثبت خروج کالا از انبار استفاده می‌شود. مسیر ثبت:
انبار → حواله خروج → جدید
موارد استفاده:
-
فروش کالا
-
انتقال کالا به انبار دیگر
-
مصرف داخلی
-
ارسال کالای امانی
ورود صحیح حواله خروج یکی از بخش‌های کلیدی آموزش مدیریت موجودی کالا و انبارگردانی است.
مرحله چهارم: گردش کالا و کنترل موجودی
در سپیدار می‌توان گردش کامل یک کالا را مشاهده کرد:
انبار → گزارش گردش کالا
این گزارش شامل:
-
ورودها
-
خروج‌ها
-
موجودی لحظه‌ای
-
عملیات تعدیل
-
انتقال‌ها
این گزارش برای کنترل اختلافات انبار و حسابداری ضروری است.
آموزش انبارگردانی در سپیدار
مفهوم انبارگردانی
انبارگردانی یعنی شمارش موجودی فیزیکی کالاها و تطبیق آن با موجودی ثبت‌شده در نرم‌افزار.
این مرحله برای جلوگیری از خطاهای زیر انجام می‌شود:
-
ثبت اشتباه ورود یا خروج
-
سرقت یا مفقودی کالا
-
ضایعات ناشی از نگهداری
-
اختلاف در ثبت تعدادی کالا
انبارگردانی اصولی اساس آموزش مدیریت موجودی کالا و انبارگردانی است.
مراحل اجرای انبارگردانی
1. تهیه لیست موجودی اولیه
گزارش موجودی فعلی از سپیدار استخراج می‌شود.
2. شمارش فیزیکی کالا
توسط تیم انبار به‌صورت دقیق انجام می‌شود. روش‌های شمارش:
-
شمارش نوبتی
-
شمارش چرخشی
-
شمارش کامل پایان سال
3. ثبت مغایرت‌ها در سپیدار
اگر موجودی واقعی با موجودی نرم‌افزاری متفاوت باشد باید:
-
سند تعدیل افزایشی
-
سند تعدیل کاهشی
ثبت شود.
4. تأیید نهایی و قفل‌گذاری موجودی
پس از تایید مدیر مالی، موجودی کالا نهایی شده و قابل استناد برای گزارش‌های مالی است.
روش‌های کنترل موجودی در سپیدار
1. کنترل نقطه سفارش
برای هر کالا حداقل موجودی تعیین می‌شود. اگر موجودی کمتر از حداقل شود، سیستم هشدار مدیریت خرید صادر می‌کند.
2. کنترل حداقل و حداکثر
مشخص می‌کند چه زمانی باید کالا خریداری شود و چه زمانی موجودی از حد استاندارد خارج شده است.
3. کنترل موجودی امانی
ثبت کالاهای امانی یکی از موارد مهم آموزش مدیریت موجودی کالا و انبارگردانی است. این کالاها نباید در موجودی دارایی شرکت ثبت شوند.
4. کنترل تاریخ انقضا
برای کالاهای مصرفی یا دارویی، تاریخ انقضا باید در انبار ثبت شود تا از ضایعات جلوگیری شود.
گزارش‌گیری تخصصی انبار در سپیدار
سپیدار انواع گزارش‌های انبار را ارائه می‌دهد:
-
گزارش موجودی کالا
-
گزارش گردش کالا
-
گزارش مانده موجودی
-
گزارش انبارگردانی
-
گزارش کالاهای بدون گردش
-
گزارش کالاهای حداقل موجودی
این گزارش‌ها نقش مهمی در برنامه‌ریزی خرید، فروش و مدیریت انبار دارند.
خطاهای رایج مدیریت موجودی و انبارگردانی
-
ثبت نکردن ورود یا خروج کالا
-
ثبت اشتباه تعداد
-
ثبت عملیات در انبار اشتباه
-
عدم ثبت تعدیل موجودی
-
تعریف ناقص کالا
-
عدم کنترل حداقل و حداکثر موجودی
-
اشتباه در انتقال انبار
اصلاح این خطاها نیازمند تسلط کامل بر آموزش مدیریت موجودی کالا و انبارگردانی است.
جمع‌بندی
در این مقاله با مفاهیم، مراحل و نکات تخصصی مرتبط با آموزش مدیریت موجودی کالا و انبارگردانی در سپیدار آشنا شدیم. مدیریت صحیح موجودی نقش مهمی در کنترل هزینه‌ها، برنامه‌ریزی خرید و جلوگیری از اختلافات مالی دارد. اگر قصد دارید مهارت خود در نرم‌افزار سپیدار را به شکل حرفه‌ای ارتقا دهید، مؤسسه حسابداری مهرارقام بهترین منبع برای یادگیری عملی و تخصصی این نرم‌افزار است.
نظر دهید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
