آموزش کنترل حساب های دریافتنی؛ راهکارهای جلوگیری از سوخت مطالبات
- امیر نصیری
- 1404-09-20
- آموزشی, مقالات
- 0 نظر
آموزش کنترل حساب های دریافتنی یکی از مهمترین و حساسترین بخشهای مدیریت مالی هر سازمان است. حساب های دریافتنی بخش قابلتوجهی از داراییهای جاری را تشکیل میدهند و اگر بهدرستی مدیریت نشوند، جریان نقدینگی شرکت را دچار اختلال کرده و باعث افزایش ریسک مطالبات سوختشده میشوند. بسیاری از کسبوکارها به دلیل ضعف در کنترل حسابهای دریافتنی، با مشکلات مالی، تأخیر در پرداختها و حتی کمبود نقدینگی مواجه میشوند. به همین دلیل یادگیری اصول آموزش کنترل حساب های دریافتنی یک ضرورت مهم برای حسابداران، مدیران مالی و صاحبان کسبوکار است.
در این مقاله روشهای عملی، ابزارهای کاربردی و تکنیکهای مدیریتی برای کنترل حسابهای دریافتنی و جلوگیری از سوخت مطالبات ارائه شده است. هدف این است که بتوانید ساختار استانداردی برای مدیریت دریافتنیها طراحی کنید و ریسکهای ناشی از عدم وصول را به حداقل برسانید.
اهمیت کنترل حساب های دریافتنی در مدیریت مالی
یکی از نیازهای اصلی کسبوکارها، نقدینگی کافی برای ادامه فعالیت و تأمین مخارج عملیاتی است. فروش اعتباری در بسیاری از صنایع رایج است، اما همین فروش اعتباری اگر درست مدیریت نشود، باعث انسداد نقدینگی میشود. اهمیت آموزش کنترل حساب های دریافتنی در این است که:
-
از افزایش مطالبات معوق جلوگیری میکند.
-
نقدینگی شرکت را بهبود میبخشد.
-
ریسک مطالبات سوختشده را کاهش میدهد.
-
امکان برنامهریزی مالی بهتری برای شرکت فراهم میشود.
-
دوره وصول مطالبات کنترل شده و در دامنه قابل قبول باقی میماند.
-
مانع از اتکای شرکت به تسهیلات بانکی پرهزینه میشود.
هر سازمانی که فروش اعتباری دارد باید یک سیستم دقیق برای کنترل حساب های دریافتنی طراحی کند و اجرای این سیستم بدون آموزش کنترل حساب های دریافتنی امکانپذیر نیست.
ایجاد ساختار استاندارد برای مدیریت حساب های دریافتنی
پیش از ورود به ابزارها و تکنیکها، باید یک ساختار استاندارد برای مدیریت حسابهای دریافتنی ایجاد شود. این ساختار شامل سیاستها، روشها، دورههای زمانی و استانداردهای اعتباری است. برخی از اصول مهم عبارتند از:
تعریف اعتبارسنجی مشتریان قبل از فروش
اولین قدم برای جلوگیری از سوخت مطالبات، شناخت مشتری و سنجش اعتبار اوست. این اعتبارسنجی باید بر اساس موارد زیر انجام شود:
-
سابقه قبلی خرید
-
رفتار پرداخت گذشته
-
وضعیت مالی مشتری
-
گردش حساب و حجم معاملات
در آموزش کنترل حساب های دریافتنی تأکید میشود که فروش اعتباری بدون اعتبارسنجی، یکی از مهمترین عوامل ایجاد مطالبات سوختشده است.
تعیین سقف اعتباری برای هر مشتری
هر مشتری باید سقف اعتباری مشخصی داشته باشد. این سقف بر اساس توان پرداخت، توان مالی و سابقه پرداخت تعیین میشود.
تعیین مدت زمان تسویه حساب
طبق سیاست مالی شرکت، مدت زمان تسویه میتواند ۳۰، ۴۵، ۶۰ یا ۹۰ روز باشد. باید دورهای انتخاب شود که با ماهیت صنعت و وضعیت مالی شرکت سازگار باشد.
ابزارهای عملی برای کنترل حسابهای دریافتنی
بعد از تعیین ساختار، باید ابزارهایی به کار گرفته شود که به اجرای درست فرآیند کمک کند. آموزش کنترل حساب های دریافتنی شامل استفاده از ابزارهای زیر است:
ایجاد گزارش سن تحلیل بدهکاران (Aging Report)
یکی از مهمترین ابزارهای کنترل حسابهای دریافتنی، گزارش سن بدهکاران است. این گزارش بدهی مشتریان را بر اساس تعداد روزهای مانده از تاریخ سررسید تفکیک میکند:
-
۰ تا ۳۰ روز
-
۳۰ تا ۶۰ روز
-
۶۰ تا ۹۰ روز
-
بیش از ۹۰ روز
تحلیل این گزارش به شرکت کمک میکند وضعیت واقعی دریافتنیها را مشاهده کرده و برای وصول آنها برنامهریزی کند.
پیگیری منظم و برنامهریزیشده بدهکاران
در آموزش کنترل حساب های دریافتنی یکی از اصول مهم پیگیری منظم است. پیگیری باید:
-
زمانبندی مشخص داشته باشد
-
از روشهای مختلف مانند تماس، پیام و نامه رسمی استفاده شود
-
قبل از سررسید یادآوری انجام شود
پیگیری منظم یکی از بهترین روشها برای جلوگیری از ایجاد مطالبات معوق است.
ثبت دقیق اسناد و مدارک فروش
تمامی فاکتورها، قراردادها، رسیدها و توافقهای مالی باید ثبت و آرشیو شوند. هرگونه ابهام در مستندات باعث مشکل در پیگیری مطالبات خواهد شد.
روشهای پیشرفته برای جلوگیری از سوخت مطالبات
علاوه بر ابزارهای استاندارد، روشهای پیشرفتهتری نیز وجود دارند که در دورههای آموزش کنترل حساب های دریافتنی استفاده میشود.
تخفیف برای مشتریان خوشحساب
ارائه تخفیف برای پرداخت زودتر از موعد یک روش مؤثر برای بهبود نقدینگی است.
جریمه برای تأخیر در پرداخت
جریمه تأخیر باعث افزایش انگیزه مشتری برای پرداخت به موقع میشود.
دریافت وثیقه یا تضمین
در معاملات عمده یا مشتریان جدید، گرفتن چک، ضمانتنامه یا سفته میتواند ریسک شرکت را کم کند.
قراردادهای فروش با شرایط دقیق مالی
شرایط پرداخت باید کاملاً شفاف، حقوقی و قابل پیگیری باشد.
تحلیل دوره وصول مطالبات و نقش آن در کنترل دریافتنیها
یکی از شاخصهای مهم مالی، دوره وصول مطالبات است. این شاخص نشان میدهد که شرکت به طور متوسط چند روز طول میکشد تا پول فروش اعتباری خود را دریافت کند.
کاهش دوره وصول مطالبات به معنای افزایش کارایی مالی شرکت است. در آموزش کنترل حساب های دریافتنی یادگیری تحلیل این شاخص ضروری است.
نقش نرمافزار و اتوماسیون در کنترل حساب های دریافتنی
امروزه نرمافزارهای حسابداری مانند سپیدار، اکسل و گوگل شیت بخش مهمی از مدیریت حسابهای دریافتنی را سادهتر کردهاند.
استفاده از سپیدار
سپیدار گزارشهای دقیق مانند:
-
گزارش سن بدهکاران
-
سابقه پرداخت مشتری
-
هشدارهای سررسید پرداخت
را ارائه میدهد و کنترل دریافتنیها را آسانتر میکند.
استفاده از اکسل و گوگل شیت
در آموزش کنترل حساب های دریافتنی معمولاً نحوه ساخت داشبورد و سیستم پیگیری بدهکاران با اکسل و گوگل شیت آموزش داده میشود. این ابزارها امکان:
-
تحلیل خودکار
-
ایجاد گزارشات داینامیک
-
ثبت اطلاعات و پیگیری
را دارند.
راهکارهای جلوگیری از ایجاد مطالبات سوختشده
در این بخش راهکارهای نهایی آموزش کنترل حساب های دریافتنی آورده شده است:
-
تدوین سیاست اعتباری مشخص
-
نظارت مستمر بر رفتار پرداخت مشتری
-
عدم افزایش بیرویه اعتبار
-
پیگیری منظم و مستمر
-
بررسی وضعیت مالی مشتری قبل از معامله
-
دریافت ضمانتنامه در معاملات بزرگ
-
انجام تسویه مرحلهای در پروژهها
جمعبندی
آموزش کنترل حساب های دریافتنی به حسابداران و مدیران کسبوکار کمک میکند تا مطالبات معوق و سوختشده را کاهش دهند و نقدینگی سازمان را تقویت کنند. با اجرای سیاستهای اعتباری استاندارد، استفاده از ابزارهای تحلیل مالی و پیگیری اصولی، میتوان سیستم مؤثری برای مدیریت دریافتنیها ایجاد کرد. موسسه حسابداری مهرارقام با تجربه گسترده در حوزه مدیریت مالی میتواند بهترین راهنما برای طراحی و پیادهسازی سیستمهای کنترل حسابهای دریافتنی در سازمانها باشد.
نظر دهید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
