نحوه تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار
- امیر نصیری
- 1404-08-22
- آموزشی
- 0 نظر
در سیستم‌های حسابداری، مدیریت اطلاعات مشتریان و تأمین‌کنندگان از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا این داده‌ها پایه‌ی اصلی ثبت فاکتورها، پرداخت‌ها، دریافت‌ها و گزارش‌های مالی محسوب می‌شوند. نرم‌افزار سپیدار با فراهم کردن امکانات جامع در این زمینه، به حسابداران و مدیران مالی اجازه می‌دهد تا اطلاعات اشخاص حقیقی و حقوقی مرتبط با کسب‌وکار را به‌صورت دقیق ثبت و نگهداری کنند. در این مقاله به‌صورت گام‌به‌گام با نحوه تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار آشنا می‌شویم و نحوه مدیریت و استفاده از آن‌ها در عملیات مالی را بررسی می‌کنیم.
اهمیت تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار
در هر شرکت، مشتریان و تأمین‌کنندگان دو رکن اصلی چرخه مالی هستند. بدون ثبت درست اطلاعات آن‌ها، سیستم حسابداری نمی‌تواند تراکنش‌ها را به‌درستی شناسایی یا گزارش‌های دقیق ارائه دهد.
تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار باعث می‌شود:
-
صدور فاکتورهای خرید و فروش سریع‌تر انجام شود.
-
گزارش‌های بدهی و بستانکاری هر شخص به‌صورت خودکار تهیه گردد.
-
سوابق مالی اشخاص برای کنترل نقدینگی و اعتبارسنجی دقیق‌تر ثبت شود.
-
اطلاعات اشخاص در تمام ماژول‌ها (خرید، فروش، دریافت و پرداخت) به‌صورت یکپارچه در دسترس باشد.
به همین دلیل، یادگیری تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار از اولین مهارت‌هایی است که هر کاربر این نرم‌افزار باید بیاموزد.
آشنایی با ماژول اشخاص در سپیدار
قبل از شروع فرآیند تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار باید بدانید که تمام اطلاعات اشخاص در بخش “ماژول اشخاص” یا “طرف حساب‌ها” ثبت می‌شود. این بخش شامل دو دسته اصلی است:
-
مشتریان: افرادی یا شرکت‌هایی که کالا یا خدمات از شما خریداری می‌کنند.
-
تأمین‌کنندگان: افرادی یا شرکت‌هایی که کالا یا خدمات مورد نیاز کسب‌وکار را تأمین می‌نمایند.
هر یک از این اشخاص دارای اطلاعاتی مانند نام، کد اقتصادی، شماره ملی، تلفن، آدرس، شهر، کد پستی و حساب بانکی هستند که در هنگام ثبت معاملات به‌طور خودکار مورد استفاده قرار می‌گیرند.
آموزش گام‌به‌گام تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار
گام ۱: ورود به بخش اشخاص
در اولین مرحله از تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار وارد نرم‌افزار شوید و از منوی اصلی گزینه‌ی اشخاص را انتخاب کنید. این قسمت در همه نسخه‌های سپیدار (بازرگانی، خدماتی، تولیدی و پیمانکاری) وجود دارد.
گام ۲: ایجاد شخص جدید
در پنجره بازشده، روی گزینه‌ی جدید کلیک کنید. با انجام این کار، صفحه‌ای باز می‌شود که باید اطلاعات مشتری یا تأمین‌کننده را وارد نمایید.
گام ۳: وارد کردن اطلاعات پایه
اطلاعاتی که در این بخش باید ثبت شوند شامل موارد زیر است:
-
کد شخص: شناسه‌ی منحصربه‌فرد برای هر مشتری یا تأمین‌کننده (بهتر است بر اساس نظم عددی تعریف شود).
-
نام کامل: نام شرکت یا شخص حقیقی.
-
نوع شخص: حقیقی یا حقوقی.
-
کد اقتصادی و شماره ملی: برای اشخاص حقوقی الزامی است.
-
شماره تماس، آدرس و شهر: برای صدور فاکتورها و مکاتبات ضروری است.
گام ۴: تعیین گروه شخص
در این مرحله از تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار، باید شخص را در یکی از گروه‌های اصلی نرم‌افزار (مشتریان یا تأمین‌کنندگان) قرار دهید. این کار باعث می‌شود در هنگام ثبت فاکتور خرید یا فروش، نرم‌افزار به‌طور خودکار گروه مربوطه را شناسایی کند.
گام ۵: ثبت اطلاعات حساب بانکی و مالی
در بخش تب “مالی” اطلاعات بانکی، نحوه‌ی تسویه و اعتبار شخص مشخص می‌شود. برای مثال:
-
نام بانک و شماره حساب
-
سقف اعتبار مجاز
-
نحوه پرداخت (نقدی، چک، اعتباری)
-
درصد تخفیف ویژه در خرید یا فروش
این مرحله در مدیریت حساب‌های بدهکاران و بستانکاران اهمیت زیادی دارد.
گام ۶: ذخیره و بررسی اطلاعات
پس از تکمیل فرم، گزینه ذخیره را انتخاب کنید. حالا شخص موردنظر شما به فهرست اشخاص اضافه می‌شود و در تمام ماژول‌های مرتبط قابل استفاده است.
نکات مهم در تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار
برای اینکه اطلاعات اشخاص در آینده دچار خطا نشود، هنگام ثبت داده‌ها به نکات زیر توجه کنید:
-
کد اشخاص نباید تکراری باشد.
-
در صورت تغییر اطلاعات تماس یا حساب بانکی، ویرایش در همان رکورد انجام شود.
-
از نام‌های استاندارد برای اشخاص استفاده کنید تا در جست‌وجوها سریع‌تر پیدا شوند.
-
در صورتی که شخص هم تأمین‌کننده و هم مشتری است، فقط یک بار ثبت شود و در هر دو گروه تعریف گردد.
-
از گزینه‌ی “گروه‌بندی اشخاص” برای دسته‌بندی مشتریان عمده، خرده و تأمین‌کنندگان خاص استفاده کنید.
خطاهای رایج در تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان
در فرآیند تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار ممکن است برخی خطاهای رایج اتفاق بیفتد:
-
وارد نکردن کد اقتصادی برای اشخاص حقوقی (منجر به خطا در گزارش مالیاتی).
-
تعریف چندباره یک شخص با نام‌های مشابه.
-
ناهماهنگی اطلاعات شخص با کدهای ثبت‌شده در فاکتورها.
-
فراموشی ثبت سقف اعتبار یا شرایط پرداخت.
برای پیشگیری از این موارد، بهتر است قبل از شروع عملیات مالی، اطلاعات همه اشخاص به‌صورت کامل بررسی شود.
کاربرد اطلاعات مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار
پس از تکمیل فرآیند تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار، اطلاعات ثبت‌شده در بخش‌های مختلف نرم‌افزار استفاده می‌شود:
-
در فاکتور فروش: نام مشتری به‌صورت خودکار انتخاب می‌شود و تمام اطلاعات تماس و آدرس درج می‌گردد.
-
در فاکتور خرید: اطلاعات تأمین‌کننده برای محاسبه‌ی بهای تمام‌شده و موجودی کالا استفاده می‌شود.
-
در گزارش‌گیری: می‌توان مانده حساب هر شخص، تاریخ آخرین تراکنش و جمع بدهی یا بستانکاری را مشاهده کرد.
-
در کنترل اعتبارات: نرم‌افزار به‌صورت خودکار هشدار می‌دهد اگر تراکنش جدید باعث عبور از سقف اعتبار شود.
مزایای ثبت دقیق اطلاعات اشخاص
ثبت دقیق و اصولی مشتریان و تأمین‌کنندگان مزایای زیادی دارد، از جمله:
-
صرفه‌جویی در زمان هنگام ثبت فاکتورها
-
جلوگیری از خطاهای مالیاتی
-
کنترل دقیق حساب‌های دریافتنی و پرداختنی
-
بهبود ارتباط مالی با مشتریان و تأمین‌کنندگان
-
دسترسی سریع به سوابق همکاری و وضعیت مالی اشخاص
جمع‌بندی
در این مقاله از آموزش‌های مؤسسه حسابداری مهرارقام، با تعریف مشتریان و تأمین‌کنندگان در سپیدار به‌صورت گام‌به‌گام آشنا شدیم. این بخش از نرم‌افزار، پایه‌ی اصلی ثبت عملیات خرید، فروش و پرداخت‌ها است و ثبت دقیق اطلاعات در آن باعث افزایش دقت گزارش‌های مالی می‌شود.
اگر می‌خواهید کار با نرم‌افزار سپیدار را به‌صورت حرفه‌ای یاد بگیرید و گزارش‌های مالی دقیق‌تری تهیه کنید، مؤسسه حسابداری مهرارقام با برگزاری دوره‌های تخصصی سپیدار بهترین گزینه برای آموزش کاربردی شماست.
