آموزش طراحی گزارش سفارشی در سپیدار
- امیر نصیری
- 1404-08-15
- آموزشی
- 0 نظر
در دنیای امروز، نرم‌افزارهای حسابداری نقشی حیاتی در سرعت، دقت و کیفیت تصمیم‌گیری‌های مالی دارند. یکی از نرم‌افزارهای محبوب در میان حسابداران ایرانی، سپیدار سیستم است. این نرم‌افزار با امکانات متنوع خود، بخش‌های مختلف مالی، انبار، حقوق و دستمزد، و فروش را پوشش می‌دهد. اما یکی از ویژگی‌های بسیار کاربردی که کمتر مورد توجه قرار گرفته، قابلیت گزارش‌ساز سپیدار است. در این مقاله به‌صورت جامع به آموزش طراحی گزارش سفارشی در سپیدار می‌پردازیم تا بتوانید گزارش‌های اختصاصی و دقیق مطابق نیاز خود طراحی کنید.
اهمیت طراحی گزارش سفارشی در سپیدار
هر کسب‌وکار، ساختار مالی و نیازهای تحلیلی خاص خود را دارد. گزارش‌های پیش‌فرض سپیدار اگرچه کامل و استاندارد هستند، اما در بسیاری از مواقع پاسخ‌گوی تمام نیازهای مدیریتی یا حسابداری نیستند. در چنین شرایطی، آموزش طراحی گزارش سفارشی در سپیدار به شما کمک می‌کند تا اطلاعات موردنظر خود را به‌صورت دقیق، خلاصه و در قالبی مناسب استخراج نمایید.
به کمک این قابلیت می‌توانید:
-
گزارش‌هایی متناسب با نیاز شرکت خود طراحی کنید.
-
داده‌های مهم را فیلتر و تحلیل کنید.
-
گزارش‌های مالی را برای مدیران به‌صورت گرافیکی و خلاصه ارائه دهید.
-
در زمان تهیه گزارش‌های دوره‌ای صرفه‌جویی کنید.
آشنایی با ابزار گزارش‌ساز در سپیدار
قبل از شروع آموزش طراحی گزارش سفارشی در سپیدار، لازم است با محیط گزارش‌ساز این نرم‌افزار آشنا شوید.
بخش گزارش‌ساز در منوی اصلی سپیدار قرار دارد و بسته به نوع ماژول (حسابداری، انبار، فروش، حقوق و دستمزد و…) می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید.
در این بخش، کاربر قادر است از میان جداول، فیلدها و داده‌های مختلف سیستم، گزارش جدیدی ایجاد کند.
محیط گزارش‌ساز شامل سه بخش اصلی است:
-
منبع داده (Data Source): در این قسمت، اطلاعات و جداول مورد نیاز برای گزارش انتخاب می‌شوند.
-
طراحی گزارش (Design): در این مرحله ساختار ظاهری گزارش شامل عنوان، ستون‌ها و فیلترها طراحی می‌شود.
-
پیش‌نمایش (Preview): پیش‌نمایش گزارش نهایی برای بررسی صحت داده‌ها و ظاهر گزارش نمایش داده می‌شود.
مراحل آموزش طراحی گزارش سفارشی در سپیدار
گام ۱: ورود به محیط گزارش‌ساز
برای شروع، وارد نرم‌افزار سپیدار شوید و از منوی اصلی، گزینه گزارش‌ساز را انتخاب کنید. در پنجره بازشده، می‌توانید فهرست گزارش‌های پیش‌فرض را مشاهده کنید یا گزارش جدیدی بسازید.
گام ۲: انتخاب نوع گزارش
در این گام از آموزش طراحی گزارش سفارشی در سپیدار باید مشخص کنید که گزارش شما مربوط به کدام بخش سیستم است؛ برای مثال گزارش حساب‌ها، انبار، فاکتورهای فروش یا اطلاعات حقوق و دستمزد.
گام ۳: انتخاب منبع داده (Data Source)
در قسمت منبع داده، جداول مرتبط با ماژول موردنظر نمایش داده می‌شوند. شما می‌توانید فیلدهایی مانند نام حساب، مبلغ، تاریخ، شماره سند و… را برای گزارش خود انتخاب کنید. این انتخاب‌ها باید دقیق انجام شود تا داده‌های تکراری یا بی‌ارتباط در گزارش نهایی وجود نداشته باشند.
گام ۴: طراحی ظاهر گزارش
در مرحله طراحی، کاربر می‌تواند با کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) فیلدها، گزارش خود را بسازد. این بخش از آموزش طراحی گزارش سفارشی در سپیدار شامل تنظیم عنوان ستون‌ها، چینش سطرها و قالب‌بندی سلول‌هاست.
در صورت نیاز می‌توان از ابزارهای تنظیم فونت، رنگ، خطوط جداکننده و تراز متن استفاده کرد تا ظاهر گزارش خواناتر شود.
گام ۵: افزودن فیلتر و شرط
یکی از قابلیت‌های مهم در گزارش‌سازی، امکان تعریف شرط یا فیلتر است. برای مثال، می‌خواهید فقط فاکتورهای فروش بالای ۵۰ میلیون تومان را نمایش دهید. کافی است شرط موردنظر را روی ستون مبلغ اعمال کنید.
با این ویژگی می‌توان گزارش‌های دقیق‌تر و هدفمندتری ساخت، به‌ویژه برای مدیران مالی که به دنبال تحلیل سریع داده‌ها هستند.
گام ۶: استفاده از توابع محاسباتی
در این بخش از آموزش طراحی گزارش سفارشی در سپیدار، با اضافه کردن توابع جمع، میانگین، بیشترین و کمترین مقدار می‌توانید داده‌ها را تجزیه‌وتحلیل کنید. برای مثال:
-
مجموع پرداخت‌های نقدی در بازه زمانی مشخص
-
میانگین فروش ماهانه
-
بیشترین میزان هزینه‌های اداری
گام ۷: پیش‌نمایش و ذخیره گزارش
پس از طراحی و تنظیم فیلدها، روی گزینه Preview کلیک کنید تا پیش‌نمایش گزارش را ببینید. در صورت رضایت از نتیجه، می‌توانید گزارش را با نام دلخواه ذخیره کرده و در بخش گزارش‌های اختصاصی از آن استفاده کنید.
نکات حرفه‌ای در طراحی گزارش سفارشی
برای تهیه گزارش‌های دقیق و کاربردی در سپیدار، رعایت نکات زیر ضروری است:
-
نام‌گذاری واضح برای ستون‌ها و فیلدها باعث فهم سریع‌تر گزارش می‌شود.
-
از رنگ‌ها یا خطوط راهنما برای تفکیک بخش‌های مهم استفاده کنید.
-
از اضافه کردن فیلدهای غیرضروری خودداری کنید تا سرعت بارگذاری گزارش کاهش نیابد.
-
در گزارش‌های مدیریتی، از نمودارها و شاخص‌های تصویری استفاده کنید.
-
قبل از ارائه گزارش، صحت داده‌ها را با گزارش‌های پایه تطبیق دهید.
مثال کاربردی از طراحی گزارش در سپیدار
فرض کنید مدیر مالی شرکت می‌خواهد گزارشی از مجموع فروش هر مشتری در بازه سه‌ماهه تهیه کند. برای این کار:
-
از ماژول فروش، فیلدهای «نام مشتری»، «تاریخ فاکتور» و «مبلغ کل» را انتخاب کنید.
-
در بخش طراحی، فیلدها را مرتب کرده و ستون مجموع را اضافه کنید.
-
شرط نمایش فقط فاکتورهای ثبت‌شده در بازه زمانی موردنظر را اعمال نمایید.
-
در پایان با استفاده از تابع جمع، مجموع فروش هر مشتری را محاسبه کنید.
این گزارش نمونه‌ای از کاربرد واقعی آموزش طراحی گزارش سفارشی در سپیدار در محیط کاری است.
خطاهای رایج در طراحی گزارش سفارشی
در فرآیند طراحی گزارش ممکن است خطاهایی رخ دهد. برخی از اشتباهات متداول عبارت‌اند از:
-
انتخاب اشتباه منبع داده که منجر به نمایش اطلاعات ناقص می‌شود.
-
تکرار فیلدهای مشابه در گزارش.
-
نادیده گرفتن روابط بین جداول (Join).
-
عدم استفاده از فیلترهای صحیح و در نتیجه حجم زیاد داده‌های غیرضروری.
با شناخت این خطاها می‌توانید در زمان کار با گزارش‌ساز سپیدار از بروز اشتباهات جلوگیری کنید.
کاربرد گزارش‌های سفارشی در حسابداری
در حسابداری، گزارش‌های دقیق و شخصی‌سازی‌شده اهمیت زیادی دارند. آموزش طراحی گزارش سفارشی در سپیدار به حسابداران اجازه می‌دهد تا گزارش‌های مدیریتی، تحلیلی و مالی را مطابق نیاز سازمان تنظیم کنند. این قابلیت به بهبود تصمیم‌گیری، کنترل هزینه‌ها و افزایش دقت در ثبت و تحلیل اطلاعات کمک می‌کند.
جمع‌بندی
قابلیت گزارش‌ساز یکی از بخش‌های مهم و کاربردی نرم‌افزار سپیدار است که بسیاری از کاربران از آن غافل‌اند. با آموزش طراحی گزارش سفارشی در سپیدار می‌توانید گزارش‌هایی دقیق، منظم و متناسب با نیاز شرکت خود بسازید.
اگر به دنبال یادگیری عمیق‌تر مباحث نرم‌افزار سپیدار و کاربردهای حسابداری آن هستید، مؤسسه حسابداری مهرارقام با برگزاری دوره‌های آموزشی تخصصی، بهترین مرجع برای یادگیری اصولی و حرفه‌ای کار با سپیدار است.
