آموزش صدور فاکتور خرید و فروش در نرم‌افزار حسابداری سپیدار

• امیر نصیری
• 1404-07-20
• آموزشی
• 0 نظر

یکی از اصلی‌ترین عملیات در هر سیستم مالی، ثبت خریدها و فروش‌هاست. در نرم‌افزار حسابداری سپیدار سیستم، فاکتور خرید و فروش به عنوان یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در ماژول «مشتریان و فروش» و «تأمین‌کنندگان و خرید» شناخته می‌شود.
با ثبت صحیح این فاکتورها، نه تنها موجودی کالا و حساب مشتریان به‌روزرسانی می‌شود، بلکه اسناد حسابداری مرتبط نیز به‌صورت خودکار در ماژول حسابداری صادر خواهند شد.
در این مقاله، مراحل آموزش صدور فاکتور خرید و فروش در سپیدار را به‌صورت گام‌به‌گام بررسی می‌کنیم.

۱. معرفی ماژول خرید و فروش در سپیدار

ماژول خرید و فروش در سپیدار برای ثبت عملیات مرتبط با معاملات کالا و خدمات طراحی شده است.
عملیات اصلی این ماژول شامل موارد زیر است:

• ثبت فاکتور خرید از تأمین‌کنندگان

• ثبت فاکتور فروش به مشتریان

• ثبت برگشت از خرید و برگشت از فروش

• مدیریت تخفیف‌ها و مالیات بر ارزش افزوده

• صدور سند حسابداری خودکار برای هر فاکتور

این ماژول به ماژول‌های «انبار» و «حسابداری» متصل است، بنابراین تمام تغییرات در موجودی کالا و حساب‌های مالی به‌صورت هم‌زمان به‌روزرسانی می‌شود.
در فرآیند آموزش صدور فاکتور خرید و فروش، آشنایی با این ماژول اولین گام برای ثبت دقیق اطلاعات است.

۲. صدور فاکتور خرید در سپیدار

برای ثبت فاکتور خرید، از منوی اصلی وارد بخش تأمین‌کنندگان و خرید شوید و گزینه‌ی «فاکتور خرید جدید» را انتخاب کنید.
در این بخش، مراحل زیر را انجام دهید:

انتخاب طرف حساب (تأمین‌کننده):
در قسمت «طرف حساب»، نام تأمین‌کننده‌ای را انتخاب کنید که کالا را از او خریداری کرده‌اید. اگر نام او در سیستم ثبت نشده است، می‌توانید از قسمت «طرف حساب جدید» اقدام به تعریف آن کنید.

تعیین تاریخ و شماره فاکتور:
تاریخ خرید و شماره فاکتور باید دقیق و مطابق با اسناد واقعی باشد تا در گزارش‌های مالی دچار مغایرت نشوید.

افزودن کالا یا خدمات:
با استفاده از دکمه‌ی «افزودن ردیف»، کالاهای خریداری‌شده را وارد کنید. در این بخش می‌توانید تعداد، نرخ واحد و تخفیف احتمالی را وارد نمایید.

محاسبه مالیات و عوارض:
در صورت مشمول بودن کالا یا خدمات به مالیات بر ارزش افزوده، با تیک‌زدن گزینه‌ی مربوطه، سیستم به‌صورت خودکار میزان مالیات و عوارض را محاسبه می‌کند.

ثبت نهایی و صدور سند حسابداری:
پس از بررسی صحت اطلاعات، فاکتور را ذخیره و تأیید کنید. با تأیید فاکتور، سپیدار به‌طور خودکار سند حسابداری خرید را صادر می‌کند.
در این مرحله از آموزش صدور فاکتور خرید و فروش، مهم‌ترین نکته دقت در ورود اطلاعات و انتخاب صحیح تأمین‌کننده است.

۳. صدور فاکتور فروش در سپیدار

برای ثبت فاکتور فروش، از منوی اصلی به مسیر مشتریان و فروش → فاکتور فروش جدید بروید.
در این قسمت از آموزش صدور فاکتور خرید و فروش، روند مشابهی مانند فاکتور خرید طی می‌شود با این تفاوت که طرف حساب، مشتری است و کالا از انبار شرکت خارج می‌شود.

مراحل صدور فاکتور فروش:

• انتخاب مشتری:
  از فهرست مشتریان، فرد یا شرکت خریدار را انتخاب کنید. در صورت نیاز، می‌توانید مشتری جدید را تعریف نمایید.

• تعیین تاریخ و شماره فاکتور:
  دقت در تاریخ صدور برای ثبت صحیح در دوره مالی اهمیت زیادی دارد.

• افزودن اقلام فروش:
  کالا یا خدماتی که به مشتری فروخته شده است را به همراه تعداد، نرخ و تخفیف وارد کنید. سیستم به‌صورت خودکار قیمت کل را محاسبه می‌کند.

• بررسی انبار و موجودی کالا:
  در صورتی که کالا در انبار کافی نباشد، نرم‌افزار هشدار می‌دهد و اجازه ثبت فاکتور را نمی‌دهد تا از بروز خطا جلوگیری شود.

• محاسبه مالیات و صدور سند:
  اگر شرکت مشمول مالیات بر ارزش افزوده است، سیستم مبلغ مالیات و عوارض را اضافه کرده و سند حسابداری مربوطه را به‌صورت خودکار ثبت می‌کند.

در این بخش از آموزش صدور فاکتور خرید و فروش، مدیریت صحیح انبار و کنترل موجودی از اهمیت بالایی برخوردار است.

۴. ارتباط فاکتورها با ماژول حسابداری

هنگامی که فاکتور خرید یا فروش در سیستم ثبت و تأیید می‌شود، نرم‌افزار به‌طور خودکار سند حسابداری متناظر را در ماژول حسابداری ایجاد می‌کند.
به‌عنوان مثال:

• در فاکتور خرید، حساب «کالا» یا «موجودی انبار» بدهکار و حساب «تأمین‌کننده» بستانکار می‌شود.

• در فاکتور فروش، حساب «مشتری» بدهکار و حساب «درآمد فروش» بستانکار می‌گردد.

در فرآیند آموزش صدور فاکتور خرید و فروش، این بخش به درک بهتر ارتباط بین فاکتورها و حسابداری کمک می‌کند.

۵. گزارش‌گیری از فاکتورها

سپیدار گزارش‌های متنوعی از فاکتورهای خرید و فروش ارائه می‌دهد که شامل موارد زیر است:

• گزارش فاکتورهای صادرشده در بازه زمانی خاص

• گزارش وضعیت پرداخت مشتریان یا بدهی به تأمین‌کنندگان

• گزارش میزان فروش بر اساس کالا یا مشتری

• گزارش تخفیف‌ها، مالیات و سود ناخالص

این گزارش‌ها به حسابداران کمک می‌کند تا عملکرد مالی شرکت را بررسی و تحلیل کنند.
در آموزش صدور فاکتور خرید و فروش، استفاده از این گزارش‌ها نقش کلیدی در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی دارد.

۶. نکات مهم در ثبت فاکتورها

• پیش از صدور فاکتور فروش، اطمینان حاصل کنید که موجودی کالا در انبار کافی است.

• برای جلوگیری از مغایرت مالی، شماره فاکتور‌ها باید به‌صورت ترتیبی و غیرتکراری ثبت شود.

• پس از تأیید فاکتور، از تغییر یا حذف آن خودداری کنید، زیرا ممکن است منجر به اختلاف در دفاتر مالی شود.

• به‌صورت دوره‌ای، گزارش فاکتورهای تأییدنشده را بررسی و وضعیت آن‌ها را مشخص نمایید.

در آموزش صدور فاکتور خرید و فروش، رعایت این نکات باعث جلوگیری از اشتباهات رایج در ثبت اسناد مالی می‌شود.

جمع‌بندی

ثبت فاکتور خرید و فروش در نرم‌افزار سپیدار از جمله بخش‌های کلیدی در چرخه حسابداری است.
دقت در ورود اطلاعات، انتخاب درست طرف حساب‌ها و بررسی انبار، باعث می‌شود گزارش‌های مالی شرکت دقیق و قابل استناد باشند.
سپیدار با ساختار ساده، صدور خودکار اسناد حسابداری و ارتباط مستقیم با سایر ماژول‌ها، فرایند ثبت خرید و فروش را سریع و بی‌خطا می‌کند.

با تسلط بر این بخش و آشنایی با آموزش صدور فاکتور خرید و فروش، حسابداران می‌توانند کنترل کاملی بر گردش مالی و موجودی کالاهای شرکت داشته باشند و در تهیه صورت‌های مالی عملکردی حرفه‌ای از خود نشان دهند.

برای دیدن مطالب بیشتر اینجا کلیک کنید.