ترکیب داده‌ها با استفاده از VLOOKUP و XLOOKUP در اکسل
یکی از مهم‌ترین توانایی‌های کاربران حرفه‌ای اکسل، ترکیب داده‌ها با استفاده از VLOOKUP و XLOOKUP از چند جدول یا فایل مختلف است. این کار در گزارش‌سازی، حسابداری و تحلیل داده‌ها نقش حیاتی دارد. دو ابزار قدرتمند برای انجام این کار، توابع VLOOKUP و XLOOKUP هستند که هر دو برای جستجو و بازیابی اطلاعات از محدوده‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این مقاله از مهر ارقام محاسب، با نحوه عملکرد هر دو تابع، تفاوت‌های آن‌ها و روش ترکیب داده‌ها با این ابزارها آشنا می‌شویم.
آشنایی با مفهوم ترکیب داده‌ها با استفاده از VLOOKUP و XLOOKUP
در بسیاری از پروژه‌های مالی و حسابداری، اطلاعات در چندین شیت یا فایل ذخیره می‌شوند. برای مثال، ممکن است لیست مشتریان در یک جدول و اطلاعات پرداخت آن‌ها در جدول دیگری ثبت شده باشد. در چنین حالتی برای تحلیل دقیق‌تر، نیاز داریم داده‌ها را در یک جدول واحد ادغام کنیم. توابع VLOOKUP و XLOOKUP ابزارهایی هستند که این عملیات را ساده می‌کنند. کافی است داده‌های مرتبط دارای یک مقدار مشترک مانند کد مشتری یا شماره فاکتور باشند تا بتوانید بقیه اطلاعات را به‌صورت خودکار از جدول دیگر فراخوانی کنید.
تابع VLOOKUP در اکسل
تابع VLOOKUP یکی از قدیمی‌ترین و پرکاربردترین توابع جستجو در اکسل است. این تابع مقدار مورد نظر را در ستون اول یک محدوده پیدا کرده و مقدار متناظر آن در ستون دیگری را برمی‌گرداند. برای مثال، می‌توان از آن برای یافتن مبلغ فاکتور هر مشتری با توجه به کد او در جدول دیگر استفاده کرد.
محدودیت‌های تابع VLOOKUP
با وجود سادگی و محبوبیت، تابع VLOOKUP چند محدودیت مهم دارد. اول اینکه فقط می‌تواند به سمت راست جستجو کند، یعنی مقدار مورد نظر باید در ستون اول محدوده باشد. دوم اینکه در صورت حذف یا اضافه شدن ستون‌ها، شماره ستون در فرمول تغییر نمی‌کند و ممکن است نتیجه اشتباه شود.
و سوم اینکه در فایل‌های بزرگ، این تابع گاهی کند عمل می‌کند. برای رفع این محدودیت‌ها، مایکروسافت در نسخه‌های جدید اکسل تابع پیشرفته‌تری به نام XLOOKUP معرفی کرده است.
تابع XLOOKUP در اکسل
تابع XLOOKUP نسخه هوشمندتر و انعطاف‌پذیرتر VLOOKUP است و از اکسل ۲۰۱۹ به بعد و در نسخه Microsoft 365 در دسترس قرار دارد.
در این تابع، به‌جای شماره ستون، محدوده جستجو و محدوده نتیجه را مستقیماً تعریف می‌کنید. این موضوع باعث می‌شود کار با داده‌های پیچیده بسیار راحت‌تر شود.
XLOOKUP می‌تواند هم به چپ و هم به راست جستجو کند، در صورت پیدا نکردن مقدار مورد نظر، پیام دلخواه نمایش دهد و در صورت تغییر ساختار جدول، نیازی به اصلاح فرمول نخواهد داشت. علاوه بر این، سرعت عملکرد بالاتری نسبت به نسخه قبلی دارد.
مقایسه عملکرد ترکیب داده‌ها با استفاده از VLOOKUP و XLOOKUP
در پروژه‌هایی با داده‌های ساده و حجم کم، استفاده از VLOOKUP کافی است. اما اگر با فایل‌های بزرگ، چندین شیت داده یا ترکیب اطلاعات پیچیده سروکار دارید، XLOOKUP گزینه بسیار کارآمدتری است. این تابع با دقت بیشتر و خطای کمتر داده‌ها را ترکیب می‌کند و به شما امکان می‌دهد جستجوهای چندسطحی انجام دهید.
برای مثال، می‌توانید در یک فایل اکسل، اطلاعات مشتریان را از فایل دیگری وارد کنید و سپس با استفاده از XLOOKUP، مبالغ پرداخت و بدهی را به‌صورت خودکار در کنار نام مشتری نمایش دهید.
نکات حرفه‌ای در ترکیب داده‌ها با استفاده از VLOOKUP و XLOOKUP
همیشه از کلید مشترک بین جداول مانند کد کالا یا کد پرسنلی استفاده کنید. در صورت استفاده از XLOOKUP، مقدار مربوط به «اگر یافت نشد» را خالی نگذارید تا در صورت نبود داده، نتیجه‌ای واضح نمایش داده شود. در داده‌های حجیم، بهتر است محدوده‌ها را به‌صورت جدول (Table) تعریف کنید تا در صورت افزودن سطرهای جدید، فرمول‌ها به‌صورت خودکار به‌روزرسانی شوند. برای ترکیب داده‌ها از چند فایل مجزا، می‌توانید از Power Query در کنار XLOOKUP استفاده کنید تا فرآیندها کاملاً خودکار شوند.
جمع‌بندی
هر دو تابع VLOOKUP و XLOOKUP ابزارهایی قدرتمند برای ترکیب داده‌ها در اکسل هستند. اگر از نسخه‌های قدیمی استفاده می‌کنید، VLOOKUP هنوز هم گزینه‌ای مطمئن است. اما در نسخه‌های جدید، XLOOKUP به‌دلیل سرعت، دقت و انعطاف بالا، انتخابی حرفه‌ای‌تر برای حسابداران، تحلیلگران و مدیران داده محسوب می‌شود. با استفاده از این دو تابع می‌توانید اطلاعات چند منبع را در قالب یک گزارش جامع ترکیب کرده و بهره‌وری کار خود را در اکسل افزایش دهید.
